はじめに
ペットシッターの仕事では、お世話そのものと同じくらい、保護者さんへの『報告の仕方』が大切です。
保護者さんは外出先でも、「今どんな様子なのかな」「ちゃんと食べたかな」「落ち着いて過ごせているかな」と気になりやすいものです。
そのため、報告がわかりやすく丁寧だと安心につながり、反対に、内容が少なすぎたり伝え方がわかりにくかったりすると、不安を残してしまうことがあります。せっかくペットシッターを利用していただいたのに、かえって不安にさせてしまっては残念です。
この記事では、ペットシッターを目指している方や開業したばかりの方向けに、報告はどこまで書けばよいのか、LINE・メール・電話の使い分け、伝わりやすい文章の書き方、頻度の考え方についてまとめます。
保護者さんに『お願いしてよかった』と思ってもらいやすい報告のコツを、わかりやすく整理していきます。
ペットシッターの報告が大切な理由
保護者さんは『無事に過ごせているか』を知りたい
ペットシッターの報告は、単なる業務連絡ではありません。保護者さんにとっては、留守中の大切な家族の様子を知るための大事な手がかりです。
とくに初回利用や、まだ関係性ができていない段階では、
という気持ちを抱えている方も少なくありません。
そのため、報告が丁寧でわかりやすいと、それだけで安心感につながります。
反対に、お世話自体は問題なく終わっていても、報告がそっけなかったり内容が伝わりにくかったりすると、不安が残ってしまうこともあります。
報告の丁寧さは信頼につながりやすい
報告は、その日の様子を伝えるだけのものではなく、シッターとしての誠実さや丁寧さが伝わる部分でもあります。
お世話の内容が見える形で伝わると、保護者さんも『きちんと見てもらえた』と感じやすくなります。
結果として、次回の依頼や継続利用にもつながりやすくなるでしょう。
ペットシッター報告はどこまで書く？基本の考え方
報告を書くときに迷いやすいのが、『細かいことまで全部書いた方がいいのか』『それとも、箇条書きでポイントだけ書くべきか』など、どこまで書けば十分なのかという点です。
文章の書き方に決まりはありませんが、考え方としては、保護者さんが安心するために必要な情報を、わかりやすく伝えることを意識するとまとまりやすくなります。
まずは『保護者さんが知りたいこと』を中心に組み立てる
報告は、自分が書きたいことを書くよりも、相手が知りたいことに沿ってまとめることが大切です。
たとえば、
というように『到着からの一連の行動の流れ』に沿って整理すると、読み手にとってわかりやすくなります。
細かく書きすぎるより、要点が伝わる方が安心しやすい
丁寧に伝えようと思うあまり、細かい出来事を全部並べてしまうと、かえって読みにくくなることがあります。
たとえば、長文でだらだら書くよりも、要点が整理されている方が伝わりやすいです。
【長文で書くバージョン】
こんばんは。少し渋滞もありましたが17時05分に無事到着しました。○ちゃん、ご飯は完食していました。お水も飲めているようで、かなり減っています。トイレを見てみたらおしっこ跡が1回とうんちの跡が1回ありました。今は虫のおもちゃで元気に遊んでいます。
【同じ内容を簡素に書くバージョン】
17時ごろ訪問しました。ごはんは完食、お水も飲めています。トイレは尿1回、便1回あり、元気に過ごしていました。
長文のほうが優しくていいという保護者さんもいらっしゃいますので、この書き方がダメということはないのですが、どうしても文が長くなるだけ時間はかかってしまいます。
気になる変化やいつもと違う様子は省かない
一方で、普段と違うことがあったり、気になる様子があったりする場合は、文章作成に少し時間がかかったとしても必ず伝えましょう。内容自体は簡素なもので大丈夫です。
たとえば、
などという状態です。
『このくらいのことなら、わざわざ報告するまでもないかな』と自己判断で流してしまうと、あとで保護者さんが不安になったり、情報共有として不足したりすることがあります。
報告に入れておくとわかりやすい基本項目
報告の内容に迷うときは、毎回ある程度同じ項目でまとめると書きやすくなります。
訪問時間とペットの様子
まずは、訪問後すぐに『到着連絡』と『到着後すぐのペットの様子』を簡単に伝えましょう。
これが最初にあると、保護者さんはまずひと安心することができ、そのあとの内容も目を通しやすくなります。
食事・飲水・排せつの様子
ペットの体調確認として重要なのが、食事・飲水・排せつなどの生活の痕跡です。ここは、ペットの種類を問わず保護者さんが気にしやすいところでもあります。
たとえば、
といったことを記載・報告します。
元気さ・表情・行動の様子
このとき、数字や事実だけをお伝えするのではなく、ペットの雰囲気も少し添えると安心感が出ます。
たとえば、
などです。
ただし、あくまで主観だけに寄りすぎず、様子がイメージできる書き方を意識するとよいでしょう。
写真や動画があると安心感が高まりやすい
文章だけでも報告はできますが、写真や動画があると保護者さんはさらに安心しやすくなります。
とくにLINEは写真や動画を送りやすいため、日々の報告との相性がよいです。元気そうな表情や落ち着いて過ごしている様子が見えると、文章以上に伝わることもあります。
事前の打ち合わせの段階で『報告方法としてLINEも可能です』と保護者さんに尋ねてみましょう。その場で繋がっていると、のちのちの各種報告がとてもスムーズになります。
報告文をわかりやすくする書き方のコツ
最初に結論を書くと読みやすい
報告文は、最初に全体の結論を書くと読みやすくなります。
たとえば、とくに変わった様子がなければ、
などといったように、まず安心材料を伝え、そのあとで具体的な様子を書く流れです。
最初に全体像がわかると、保護者さんも落ち着いて続きを読むことができます。
事実と印象を分けて書く
報告では、『事実』と『シッターとして受けた印象』をできるだけ書き分けるようにしましょう。
たとえば、
ごはんは8割ほど食べました。食後はいつもの場所でゆっくりしていました。少し眠そうな様子でしたが、呼びかけには反応していました。
のように書くと、客観的な事実と様子の印象が伝わりやすくなります。
不安をあおる表現は避け、落ち着いて伝える
少し気になることがある場合でも、『大変』『危険』など、必要以上に不安をあおる表現は避けたいところです。
のように、落ち着いた表現の方が伝わりやすいです。
もちろん、緊急性が高いときは別ですが、通常の報告では冷静な言葉選びを意識すると安心感につながります。
緊急を要するときは、メールではなく電話で連絡をするようにしましょう。
専門用語より、保護者さんに伝わる言葉を選ぶ
仕事に慣れてくると専門用語を使いたくなることもありますが、報告は保護者さんに伝わることが最優先です。
など、イメージしやすい言葉の方が親切です。
報告の頻度はどう決める？
報告の頻度に正解はありません。基本は保護者さんと事前に決めておくことが重要です。
基本は『区切りごと』に報告するとわかりやすい
もっともわかりやすいのは、ひとつの作業が終わるたびに1回報告する形です。
たとえば『訪問時』→『散歩終了時』→『ご飯とトイレ清掃終了時』→『帰りの報告』といった感じです。
到着時に1回、帰宅時に1回という方法もありだと思いますが、1回の報告内容が長くなりすぎると書き忘れや誤字なども増えてきます。この点、作業ごとに区切って報告をすれば直前の作業の報告だけを記載出来ますので書き漏れもなく、また1回の報告文も短めに終わるので、保護者さん側でも読みやすくなります。
ただし、保護者さん側から報告の頻度は少なくしてほしい、というお願いがあった場合には、『作業終了時点で報告書だけ書いておき、帰宅時に1通にまとめて送信する』という方法でも良いかと思います。
長期利用や複数回訪問では事前に回数を決めておく
1日に複数回訪問する場合や、数日以上の利用になる場合は、どのくらいの頻度で報告するかを事前に決めておくとスムーズです。
たとえば、
など、保護者さんの希望に合わせて調整しましょう。
打ち合わせの時点で報告方法を決めておく
報告の手段や頻度は、シッター側で決めるものではなく、打ち合わせの段階で保護者さんと確認しておくのが理想です。
連絡手段の希望を確認しておく
保護者さんによって、確認しやすい手段は違います。LINEが見やすい方もいれば、メールの方がありがたい方もいます。
そのため、最初の打ち合わせで、『LINE』『メール』『電話』『それ以外の方法』のどれを主な連絡手段にするか確認しておくとよいでしょう。
写真付きがよいか、簡潔な文がよいかも聞いておく
報告の好みも人によって違います。
たとえば、
など、希望が異なることがあります。
こうした希望を事前に聞いておくと、満足度の高い報告につながりやすくなります。
LINEで写真を送るならアルバム機能が見やすい
わたしが多用しているのがLINEです。
LINEで写真を送る場合は、何枚もそのまま送るより、『4月8日の様子』などの題名をつけてアルバムにまとめると見やすくなります。
アルバムにまとめておくと写真が整理され、後から振り返るときにも便利です。長期のお世話では特に見返しやすさが変わるため、実務的にもおすすめです。
ペットシッター報告で気をつけたいこと
最後に、報告で意識しておきたい注意点も整理しておきます。
毎回書き方が大きく変わらないようにする
日によって書き方や項目が大きく変わると、保護者さんが比較しにくくなります。ある程度テンプレートのような形を決めておくと、読み手にも書き手にもやさしいです。
気になることは軽く流さず、必要に応じて確認をとる
少しでも気になることがあれば、自己判断で流してはいけません。
短くてもよいので報告に入れ、必要に応じて保護者さんに確認をとることが重要です。
保護者さんが読み返しやすい形を意識する
報告メールや写真は、その場で読むだけでなく、あとから見返されることもあります。
その日以外に見返したとしても、あるいは、保護者さん以外が見たとしても見やすいものになるよう、日時、内容、写真の整理などは意識して整えるようにしておきましょう。
これができていると、ゆくゆく自分が見返すときにも重宝します。
『緊急時は電話連絡』を徹底しておく
急ぎで伝えるべきことがあるときは、報告メールではなく電話で連絡をしましょう。
たとえば、
といった場面です。
保護者さんには、打ち合わせの段階で「変わったことがなければメールで連絡をします。変わったことがあったら電話を入れますので、契約の時間帯は電話にも注意していてくださいね」とお伝えしておきましょう。
到着時の報告メールは、到着を保護者さんに伝え、電話に意識を向けてもらうという役割もあります。
まとめ
ペットシッターの報告は、ただ出来事を伝えるだけではなく、保護者さんに安心してもらうための大切な仕事のひとつです。
重要なのは、
丁寧でわかりやすい報告は、保護者さんの安心につながるだけでなく、シッターとしての信頼にもつながります。
これからペットシッターを目指す方や、開業したばかりの方は、ぜひ『お世話の内容』とセットで『報告の仕方』も整えていくことを意識してみてください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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